Guide de démarrage rapide

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Remplir les formulaires

De nombreuses déductions légales standard sont calculées sur une base annuelle. Cela veut dire que le calcul du salaire pour un mois donné dépend des montants des mois précédents et de la date d'entrée du collaborateur dans l'entreprise.

Si, par exemple, la fiche de salaire du mois d'octobre était établie sans avoir préalablement établi celles des mois précédents, les résultats obtenus pourraient être différents de ceux escomptés : les retenues, les allocations familiales, etc. seraient calculées sur dix mois et non sur un seul.

Il est donc nécessaire que tous les mois soient correctement remplis, ainsi que les dates d'entrée et de sortie éventuelle de l'entreprise des collaborateurs.

Bibliothèque de données sur les entreprises

Dans la section "Données de base > Entreprise", les données relatives aux déductions sociales (AVS, LPP, AC, allocations familiales, etc.) sont affichées et paramétrées. Pour la LPP, il existe plusieurs tableaux prédéfinis qui peuvent être ajoutés et utilisés.

Les plafonds et les taux légaux sont gérés automatiquement par le système et ne peuvent pas être modifiés, tandis que les données des assureurs privés (LAA, LAAC, IJM, etc.) doivent être saisies avant la création du premier formulaire de salaire.

Le paramétrage rapide de ces données peut être effectué dans la section "Données de base> Entreprise > Rapide".

Entrées salaire (GS – Genre de salaire)

Les éléments de salaire constituent le corps des formulaires de salaire. Ceux qui peuvent être utilisés pour créer des fiches de salaire et des modèles sont répertoriés dans la section «Données de base> Entrées salaire > Toutes». De nouvelles entrées peuvent être créées.

Modèles de salaire

En pratique, il s'agit de formulaires préétablis qui ne contiennent que les éléments de salaire nécessaires. L'entreprise peut en avoir plusieurs à sa disposition pour couvrir les besoins de différentes catégories professionnelles (par exemple, modèles de salaire horaire, modèles de salaire mensuel, modèles pour le secteur de la construction, etc.)

Chaque collaborateur doit se voir attribuer le modèle de formulaire le plus approprié dans ses données personnelles.

Dans la section "Données de base > Entrées salaire > Modèles fiche de salaire", vous pouvez visualiser, modifier et ajouter des modèles de salaire. Dans la section "Données de base > Collaborateurs > Fiche salaire", vous pouvez attribuer le modèle de salaire à chaque collaborateurs.

Données des collaborateurs

Pour chaque collaborateurs les champs suivants sont obligatoires :

Nom de famille, date de naissance, date d'entrée, sexe,
modèle de salaire à utiliser pour établir le salaire,
Paramètres de calcul

Indication de l'assujettissement : en général, le chiffre "1" indique l'assujettissement, tandis que le chiffre "0" indique l'absence d'assujettissement.

Le programme gère automatiquement la modification de l'obligation de l'AVS à l'âge de 18 ans ou au moment de la retraite.

Remplir avec précision de toutes les données statistiques et du certificat de salaire vous permettra à la fin de l’année et avec quelques simples clics de souris, d'imprimer et/ou d'envoyer les documents nécessaires très rapidement.

Dans la section "Fiche salaire" des données du collaborateur, vous pouvez saisir les postes de salaire répétés chaque mois avec ou sans les montants (salaire brut, remboursements de frais, ...). Ces éléments seront utilisés automatiquement lors de la création du formulaire de salaire.

Les enfants sont répertoriés dans le tableau approprié. Le début et la fin du droit aux allocations familiales ne sont pas gérés automatiquement par le système. Le poste de salaire et son montant doivent normalement être ajoutés/supprimés dans la section "Fiche salaire".

Pour créer un formulaire

Dans la section "Fiches de salaire > Créer", sélectionnez le mois, l'année et le collaborateur et appuyez sur "Créer" en bas à gauche (ou double-cliquez sur le nom du collaborateur). Le formulaire nouvellement créé peut être modifié à ce moment, en ajoutant un montant ou en modifiant des montants prédéfinis.

Ce n'est qu'en appuyant sur le bouton "Approuver" que le formulaire sera définitivement archivé et ne pourra plus être modifié.

Au début du formulaire, seules les postes nécessaires à l'impression sont affichés, les postes cachés apparaîtront en appuyant sur "Afficher/Cacher".

Procédure «batch»

La procédure «batch» par lot permet de créer les formulaires mensuels de tous les collaborateurs en une seule opération. Toujours dans la section "Fiches de salaire > Créer", sélectionnez l'année, le mois, les collaborateurs (avec l'aide de la touche CTRL si nécessaire) et appuyez sur "Créer".

Les entrées prédéfinies des collaborateurs sélectionnés seront résumées dans le tableau "Préparer/Approuver" où elles pourront être traitées ultérieurement. Un clic supplémentaire sur la commande appropriée lancera la procédure automatique de création en série des formulaires.

Préparer/Approuver

La section "Préparer/Approuver" est utilisée pour saisir à l'avance les données du formulaire de salaire. Au cours du mois, les données peuvent être introduites dans cette section, dans laquelle elles resteront mémorisées, et seront ensuite utilisées lors de la création du formulaire.

Pour entrer des données dans ce tableau, sélectionnez le collaborateur dans la section "Créer" et appuyez sur la commande "Créer".

Autres indications et raccourcis

Chaque modification des données est immédiatement et automatiquement enregistrée sur le serveur, donc il n'est pas nécessaire de la confirmer. Dans les sections Entreprise et Collaborateurs, avant de pouvoir effectuer des modifications, vous devez supprimer le verrou de sécurité en appuyant sur le bouton rouge "Permettre modific.".

Pour tout ajout de nouvelles données, qu'il s'agisse de postes de salaire, de modèles, de tableaux LPP ou de collaborateurs, il suffit de cliquer sur une ligne existante de l'élément à créer et d'appuyer sur "Ajouter une ligne".

Pour supprimer une ligne : cliquez sur la ligne à supprimer et appuyez sur "Supprimer la ligne".

Résolution écran recommandée : 1280x1024. Appuyez sur F11 pour activer/désactiver le mode "Plein écran".