Schnellanleitung

Wichtige Anmerkung

EasySalary.ch wurde entwickelt, um fast sämtliche Aufgaben im strikten Bereich der erlaubten Standard-Sicherheitseinstellungen von Internet Explorer ausführen zu können. Mit den Standard-Einstellungen von Internet Explorer funktioniert EasySalary ohne Probleme.

Strengere Sicherheits-Einstellungen von Internet Explorer, die Deaktivierung der Cookies, die Deaktivierung von Vbscript oder die Benutzung von Programmen um die Anzeige der Pop-up-Fenster zu unterbinden, können das korrekte Funktionieren von Easy Salary.ch beeinflussen.

Lohnabrechnungen ausfüllen

Viele der gesetzlichen Standardabzüge fordern die Berechnung der Abzüge auf Jahresbasis. Das heisst, dass die Berechnung des Lohnes eines bestimmten Monats von den Beträgen der vorgehenden Monate und vom Eintrittsdatum in das Unternehmen abhängt.

Wenn, zum Beispiel, eine Lohnabrechnung vom Monat Oktober erstellt würde, ohne vorher jene der vorherigen Monate zu erstellen, könnten die erhaltenen Resultate von den erwarteten abweichen: die Abzüge, die Kinderzulagen, usw.…. würden auf zehn Monate und nicht nur auf einen Monat berechnet werden.

Es ist deshalb wichtig, dass alle Monate, sowie auch das Eintritts- und eventuelles Austrittsdatum der Mitarbeiter in das Unternehmen korrekt ausgefüllt werden.

Unternehmensdaten

Unter der Sektion "Stammdaten > Unternehmen" werden die Daten für die Sozialabzüge (AHV, BVG, ALV, Kinderzulage, usw. …) angezeigt und eingestellt. Für die BVG sind verschiedene vorgegebene Tabellen verfügbar, die hinzugefügt und benutzt werden können.

Gesetzliche Höchstbeträge und Sätze werden automatisch vom System verwaltet und können nicht geändert werden, während die Daten der Privatversicherer (UVG, UVGZ, KTG, usw. …) vor der Erstellung der ersten Lohnabrechnung eingefügt werden müssen.

Die Schnelleinstellung dieser Daten kann unter der Sektion "Stammdaten > Unternehmen > Schnell" gemacht werden.

Lohnarten (LA)

Die Lohnarten bilden die Struktur des Lohnformulars. Jene, die zur Erstellung von Lohnabrechnungen und Vorlagen benutzt werden können, sind unter der Sektion "Stammdaten > Lohnarten > Alle" aufgelistet. Es können neue Lohnarten erstellt werden.

Vorlagen Lohnabrechnungen

Dies sind vorgegebene Formulare, die nur die benötigten Lohnarten beinhalten. Das Unternehmen kann davon verschiedene zur Verfügung haben, um die Ansprüche für die differenten Berufskategorien decken zu können (z. Bsp.: Vorlagen für Stundenlöhne, Vorlagen für Monatslöhne, Vorlagen für Baugewerbe, usw. …).

Jedem Mitarbeiter muss in seinen persönlichen Daten die passenste Lohnabrechnungsvorlage zugewiesen werden.

Unter der Sektion "Stammdaten > Lohnarten > Vorlagen Lohnarten" können die Lohnvorlagen angezeigt, geändert und hinzugefügt werden. Unter der Sektion "Stammdaten > Mitarbeiter > Lohnabrechnungen" kann die Lohnvorlage für jeden Mitarbeiter bestimmt werden.

Mitarbeiterdaten

Für jeden Mitarbeiter sind folgende Felder obligatorisch:

Nachname, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Geschlecht,
Lohnvorlage, die für die Lohnerstellung zu benutzen ist,
Berechnungsparameter
Angaben zur Beitragspflicht: generell steht die Ziffer "1" für pflichtig, während die Ziffer "0" für nicht pflichtig steht.

Das Programm verwaltet automatisch die Änderungen der AHV-Pflichtigkeit bei Vollendung des 18. Lebensjahres oder Erreichen des Rentenalters.

Das sorgfältige Ausfüllen aller statistischen Daten und Lohnausweisdaten, erlaubt es, Ende Jahr mit wenigen Klicks der Maus, die nötige Dokumentation auf schnelle Weise zu drucken und/oder zu senden.

Unter der Sektion "Lohnabrechnung" in den Mitarbeiterdaten können die sich monatlich wiederholenden Lohnarten mit oder ohne Beträge (Bruttolohn, Spesenvergütung, …) aufgelistet werden. Diese Lohnarten werden automatisch bei der Erstellung des Lohnformulars angezeigt.

Die Daten der Kinder werden in der dafür bestimmten Tabelle eingefügt. Anfang und Ende des Anrechts auf Kinderzulage werden vom System nicht automatisch verwaltet. Die Lohnart mit entsprechendem Betrag wird normalerweise unter "Lohnabrechnung" hinzugefügt/entfernt.

Lohnabrechnung erstellen

Unter der Sektion "Lohnabrechnung > Erstellen", das Jahr, den Monat und den Mitarbeiter auswählen und links unten auf "Erstellen" drücken (oder Doppelklick auf dem Namen des Mitarbeiters). Die eben erstellte Lohnabrechnung kann noch geändert werden, indem eventuelle Beträge zugefügt oder vordefinierte Beträge geändert werden.

Nur wenn die Taste "Bewilligen" gedrückt wird, wird die Lohnabrechnung definitiv archiviert und kann nicht mehr geändert werden.

Beim Öffnen des Archives werden vom Formular nur die zum Drucken benötigten Daten angezeigt, zur Ansicht der versteckten Daten auf „Zeigen/Ausblenden" drücken.

Batch-Prozedur

Die Batch-Prozedur erlaubt in einer einzigen Operation die monatlichen Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter zu erstellen. Immer noch unter der Sektion "Lohnabrechnung > Erstellen" das Jahr, den Monat und die Mitarbeiter (eventuell mit Hilfe der Taste CTRL) auswählen und "Erstellen" drücken.

Die vordefinierten Lohnarten der ausgewählten Mitarbeiter werden in der Tabelle "Vorbereiten/Bewilligen" zusammengefasst, wo sie weiter bearbeitet werden können. Ein nachfolgender Klick auf das entsprechende Kommando startet die automatische Prozedur der seriellen Erstellung der Lohnabrechnungen.

Vorbereiten/Bewilligen

Die Sektion "Vorbereiten/Bewilligen" wird gebraucht, um vorab die Daten der Lohnabrechnungen einzufügen. Im Laufe des Monats können die Daten unter dieser Sektion eingefügt werden, wo sie gespeichert bleiben und danach bei der Erstellung der Lohnabrechnungen benutzt werden.

Um Daten in dieser Tabelle einzufügen, unter der Sektion "Erstellen" den Mitarbeiter auswählen und auf das Kommando "Erstellen" drücken.

Weitere Indikationen und Abkürzungen

Jede Änderung der Daten wird umgehend und automatisch auf dem Server gespeichert, eine Bestätigung ist deshalb nicht nötig. Für jegliche Änderung unter den Sektionen "Unternehmen" und "Mitarbeiter" ist es erforderlich, die Sicherheitsblockierung zu entfernen, indem die rote Taste "Änderung erlaubt" gedrückt wird.

Um neue Daten hinzuzufügen, seien es Lohnarten, Vorlagen, BVG-Tabellen oder Mitarbeiter, reicht es, auf eine bestehende Zeile des zu erstellenden Elements zu klicken und auf "Zeile hinzufügen" zu drücken.

Um eine Zeile zu löschen: Klick auf die zu löschende Zeile und "Zeile löschen" drücken.

Empfohlene Ansicht: 1280x1024. Auf F11 drücken um die Modalität "Vollbildschirm" zu aktivieren/deaktivieren.