Wie wird in EasySalary.ch berechnet

EasySalary.ch ist nach Swissdec-Standard zertifiziert, der vorsieht, dass alle Berechnungen auf Basis des Eintritts- und eventuellen Austrittsdatum erfolgen. Die Beschäftigungsperioden werden auf Jahresbasis (Monate mit 30 Tagen, Jahr mit 360 Tagen) berechnet. Die Beträge werden auf 5 Rappen gerundet.

Eintrittsdatum/Austrittsdatum

Es ist wichtig, das Austrittsdatum vor der Erstellung der Lohnabrechnung einzufügen, da dieses dem System signalisiert, eventuelle Abrechnungen von Ende Jahr auszuführen und, zum Beispiel, den 13. Monatslohn zu überweisen.

Austritt/Neueintritt
Wenn eine Person wieder angestellt wird, ist es nötig, wenn möglich, wieder die gleiche Personalnummer (um eine doppelte Registration zu vermeiden und die Chronologie der Daten des Mitarbeiters zu speichern) zu benutzen, indem eine neue Zeile unter der Sektion "Stammdaten > Mitarbeiter > Berechnungsparameter > Eingangs-/Austrittsdatum" gewählt wird.

Ausgleich Monat für Monat

Die hauptsächlichen Abzüge, ausser der AHV, haben Maximalbeträge, von denen die Abzüge vorgenommen werden.  Für einige, zum Beispiel der BVG, gilt auch ein Minimalbetrag.

Diese Maximalbeträge gelten immer auf Jahresbasis. Zum Beispiel, der Abzug für die Unfallversicherung wird auf dem Lohn bis zu der Summe von 148'200 CHF angewandt.

Für den Teil des Lohnes, der über diesem Betrag liegt, werden keine Abzüge vorgenommen, da dieser Teil nicht versichert ist.

Der monatliche Maximallohn von welchem die Abzüge für die Unfallversicherung betätigt werden, ist 148'200 CHF / 12 = 12'350 CHF. Aber, da die Berechnung immer auf Jahresbasis vorgenommen wird, ist diese Ziffer nicht absolut, sondern nur relativ. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter im Januar 13'000 CHF verdient, werden die Abzüge nur auf 12'350 CHF berechnet. Wenn er jedoch im Februar nur 8'000 CHF verdient, wird der überschüssige Teil des vorgehenden Monats, der nicht kalkuliert werden konnte, übernommen und ausgeglichen. Im Februar verdient er 8'000 CHF und bezahlt die Abzüge für die Unfallversicherung auf 8'650 CHF.

Dies bringt manchmal Berechnungen mit sich, die sich, obwohl korrekt, von den erwarteten unterscheiden. Im Zweifelsfalle, um eine Kontrolle vorzunehmen, müssen die Perioden wie auch die Maximalbeträge pro rata und, zusammen mit den Löhnen, auf Jahresbasis  berechnet werden.

Aus diesem Grund werden die Lohnabrechnungen immer unter Berücksichtigung der Resultate der Vormonate berechnet.

Beschäftigungsdauer, Beitragsleistungsdauer

Normalerweise sind die Beschäftigungsdauer und Beitragsleistungsdauer identisch. Eine Ausnahme bildet zum Beispiel die Zahlung des Lohnes nach einer fristlosen Kündigung. Das Eintritts- und Austrittsdatum sind nötig um die verschiedenen Maximallöhne zu bestimmen. Ausserdem werden sie für die nötigen Erklärungen der diversen Versicherungen wie auch für den Lohnausweis und die Lohnstrukturerhebung gebraucht.

Zahlung nach dem Ausscheiden einer Person

Im Falle eines Ausscheidens einer Person aus dem Unternehmen, könnten verschiedene Motive die Erstellung einer zusätzlichen Lohnabrechnung rechtfertigen: Taggeld, Provisionen, Bonusse, Überstunden, Ferien, Schlussabrechnung für Personen im Stundenlohn, usw. Eine solche Zahlung kann im Programm mit Hilfe des Eintrittsdatums auf einfache Art registriert und behandelt werden, ohne dass es nötig wäre, die betreffende Person neu zu erfassen. Die Berechnungen, die sich auf den Maximallohn und die Abzüge beziehen, berücksichtigen immer die effektive Beschäftigungsdauer bis zum Ausscheiden.