Erstellen, vorbereiten, bewilligen

Erstellen

Die Sektion "Lohnabrechnung > Erstellen" ist der Ausgangspunkt für die Erstellung der Lohnabrechnungen. Die Lohnabrechnungen können eine nach der anderen oder gleichzeitig für mehrere Arbeitnehmer und/oder mehrere Monate erstellt werden. Unter der Sektion "Vorbereiten/Bewilligen" ist es möglich, die Lohnarten, die für die Erstellung der Lohnabrechnung benutzt werden, einzufügen und zu ändern.

In der Liste werden einzig jene Mitarbeiter angezeigt, deren Lohnabrechnungen noch zu verarbeiten sind, hingegen jene, deren Lohnabrechnungen schon verarbeitet wurden, werden verborgen und nicht angezeigt.

Es ist möglich, die Liste der Mitarbeiter auf Basis der dem Mitarbeiter zugeteilten Lohnabrechnungs-Vorlage zu filtrieren.

Erstellen einer einzelnen Lohnabrechnung

Das Jahr, den Monat des zu erstellenden Lohnes und einen Mitarbeiter auswählen. Nachfolgend auf die Taste "Erstellen" drücken.

Abkürzung: Doppelklick auf den Mitarbeiter.

Vorbereiten/Bewilligen

Unter der Sektion "Vorbereiten/Bewilligen" werden die zu benutzenden Lohnarten zur Erstellung der Lohnabrechnung eingefügt. Wenn ein Monat eines Mitarbeiter zum ersten Mal erstellt wird, wird automatisch die Standard-Lohnabrechnung des Mitarbeiters angezeigt, danach wird das System die vorliegenden Lohnarten für jenen Monat und jenen Mitarbeiter nicht mehr ändern.

Im Laufe des Monats, bevor die Lohnabrechnung erstellt wird, können unter dieser Sektion Lohnarten, die für die Erstellung der Lohnabrechnung benutzt werden, hinzugefügt werden (zum Beispiel Spesen und Vorschüsse, die automatisch gespeichert bleiben).

Anmerkung: eventuelle, vom Benutzer angebrachte Änderungen der vorgegebenen Lohnarten des Mitarbeiter werden nicht unter der Sektion "Lohnarten des Monats" angezeigt, wenn der Monat schon mindestens einmal angezeigt/bearbeitet wurde. In diesem Falle, damit die vorgegebenen Lohnarten des Mitarbeiters automatisch übertragen werden, ist es nötig, den aufgeführten Mitarbeiter zu löschen und den Monat/Mitarbeiter nach folgender Prozedur neu zu verarbeiten:

1. Auf "Lohnabrechnung löschen" in der zu löschende Hauptzeile (in Fettschrift) des Monats/Mitarbeiters klicken
2. Unter der Sektion "Erstellen" den Monat des Mitarbeiters neu erstellen

Mehrere Lohnabrechnungen gleichzeitig erstellen

Es ist möglich, Lohnabrechnungen von mehreren Mitarbeitern und/oder Monaten gleichzeitig zu erstellen. Dafür einen oder mehrere Monate und einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, eventuell mit Hilfe der Taste CTRL oder der Taste Shift. Danach die Taste "Erstellen" drücken. Es wird die Sektion "Vorbereiten/Bewilligen" angezeigt, in welcher die eben ausgewählten Mitarbeiter mit ihren vorgegebenen Lohnarten aufgeführt werden.

Nach dem Hinzufügen oder den Änderungen der Lohnarten einen der folgenden Befehle auswählen:

• Schnellansicht aufgelistete: öffnet ein Fenster für jeden der aufgelisteten Mitarbeiter mit dem entsprechenden Lohnformular. Der Benutzer kann entscheiden, ob er die Lohnabrechnung bewilligen, drucken oder löschen will.
• Aufgelistete bewilligen: erstellt und bewilligt die Lohnabrechnungen und schliesst danach die Fenster.
• Aufgelistete bewilligen und PDF anzeigen: erstellt und bewilligt die Lohnabrechnungen und zeigt ein PDF-Dokument aller Lohnabrechnungen an.